macro-word-500x400Cuando copiamos y pegamos de pdf o de la web, la mayor parte de las veces, se pierden nos formatos o se copian de forma que no se ajusta al resto de nuestro documento. Una forma rápida de adaptar este formato es con el uso de macros. Simplificando la explicación sería la grabación de una secuencia de comandos que después podremos ejecutar con sólo dar a un botón, icono o combinación de teclado.

La utilización de las macros es infinita, pero en este caso, lo explicaremos para cambios de formatos.

Imaginemos que nuestra plantilla es con Arial 10, párrafo justificado, interlineado sencillo y 6 ptos entre párrafo.

Si partimos de un texto, en el que el formato no coincide, cada vez que añadimos algún fragmento copiado, tendremos que repetir la operación varias veces.

Si automatizados el proceso, siendo un movimiento que realizaremos muchas veces a lo largo del día, nos ahorraremos mucho tiempo.

También explicaremos cómo grabar una macro para quitar los saltos de linea que se crean al copiar de pdf o de una web.

La conclusión es: si en cada movimiento nos ahorramos 10 o 20 sg, si es algo que necesitamos hacer 100 veces al día, lo que nos ahorraremos son mucho minutos.

Primero nos vamos a Vista/Macros/Grabar macro. Se nos desplegará un cuadro donde pondremos nombre a nuestra macro, por ejemplo, “Plantilla”. A continuación elegiremos la opción de “Botón” o “Teclado”. Vamos hacer un ejemplo con cada uno de ellos.

Macros para cambiar formatos-1

Macros para cambiar formato-21. Macro mediante Botón:

Si eliges la opción de botón, te permite guardar un tipo personalizado de botón y lo puedes elegir de los que vienen por defecto o bien dibujarlo específicamente para ello (lo explicaremos más adelante en otro artículo). Una vez que le das a aceptar, ya puedes empezar a grabar la secuencia de comandos que quieras. Ha que tener en cuenta, que para ciertas operaciones, como seleccionar el texto o desplegar algún menú, deberás pausar la grabación para que te lo permita, y una vez que lo hayas seleccionado, es importante que te acuerdes de continuar con la grabación, para que almacene la secuencia completa.


Macros para cambiar formato-32. Macros mediante teclado:

En el caso de macro con combinación de teclado, se abre un menú donde tendremos que introducir la secuencia elegida, siguiendo estos criterios:

  • Que sea una combinación que no exista para otra utilizad
  • Que sea fácil de recordar
  • Que sea rápida de ejecutar

Por ejemplo, vamos a utilizar Ctrl + \ (Pulsando el control y la tecla de ºª\ al mismo tiempo)

En ambos casos, una vez que terminemos de hacer nuestra secuencia, ya podremos dar a detener la grabación en Vista/Macros/Detener grabación y Vista/Macros/Ver macros, podremos gestionar las macros grabadas, eliminarlas, modificarlas,…

Si quieres ver un videotutorial sobre ello, pincha aquí:

Videotutorial Macros para cambiar formatos